Kiedy wystawić notę a kiedy fakturę

Czym jest faktura i kiedy trzeba ją wystawić?

Faktura dokumentuje sprzedaż towaru lub wykonanie usługi i co do zasady jest wystawiana przez sprzedawcę w formie papierowej, elektronicznej lub jako faktura ustrukturyzowana w KSeF w określonych sytuacjach.

Podstawowy termin wystawienia faktury to najpóźniej 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu dostawy towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem przepisów szczególnych.

Fakturę wystawia się m.in. dla sprzedaży dokonanej na rzecz przedsiębiorcy, na żądanie nabywcy będącego konsumentem oraz w razie otrzymania zapłaty przed wykonaniem świadczenia, gdy powstaje obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej.

Jakie rodzaje faktur wystawia się w praktyce?

Faktura sprzedaży potwierdza zrealizowaną dostawę towaru lub wykonaną usługę i stanowi podstawę do rozliczeń podatkowych oraz księgowych po stronie sprzedawcy i nabywcy zgodnie z zasadami właściwymi dla VAT.

Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem świadczenia i co do zasady musi zostać wystawiona do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania tej płatności.

Faktura końcowa rozlicza pozostałą część należności po wcześniejszym otrzymaniu zaliczek udokumentowanych fakturami zaliczkowymi, domykając rozliczenie transakcji w VAT oraz w księgach.

Faktura korygująca służy do zmiany lub poprawienia faktury pierwotnej w zakresie elementów wpływających na rozliczenie sprzedaży, w tym ceny, stawki VAT, kwoty podatku, wartości netto lub brutto, ilości towaru, udzielonych rabatów, zwrotów lub wymaganych oznaczeń, a wystawia ją sprzedawca, który wystawił dokument pierwotny.

Kiedy zamiast faktury wystawić notę korygującą?

Nota korygująca jest wystawiana przez nabywcę wyłącznie w celu poprawienia określonych błędów formalnych na otrzymanej fakturze i wymaga akceptacji wystawcy tej faktury.

Dokument ten może korygować wybrane dane, takie jak nazwa lub adres sprzedawcy albo nabywcy, numer dokumentu, data wystawienia, oznaczenie towaru lub usługi oraz inne informacje formalne, o ile korekta nie zmienia wartości sprzedaży ani podatku.

Nie stosuje się noty korygującej do zmiany elementów mających wpływ na rozliczenie, w tym ceny, ilości w zakresie wpływającym na wartość sprzedaży, stawki VAT, kwoty VAT ani wartości netto lub brutto, a także do modyfikacji przedmiotu świadczenia, jeżeli oznaczałoby to faktyczną zmianę transakcji.

Kiedy konieczna jest faktura korygująca, a nie nota?

Gdy korekta dotyczy elementów wpływających na VAT lub wartość sprzedaży, właściwa jest faktura korygująca wystawiana przez sprzedawcę, który sporządził fakturę pierwotną.

Fakturę korygującą należy wystawić w przypadku zmiany ceny, udzielenia rabatu lub opustu, zwrotu towaru lub opakowania, zwrotu całości albo części zapłaty, zmiany stawki VAT, błędów w kwocie netto, podatku lub brutto, zmiany ilości albo wartości towaru lub usługi oraz braku obowiązkowego oznaczenia, w tym adnotacji o mechanizmie podzielonej płatności, jeżeli ma zastosowanie.

Czym jest nota księgowa i kiedy ją stosować?

Nota księgowa jest dokumentem rozliczeniowym używanym dla operacji, które nie stanowią sprzedaży opodatkowanej VAT, w szczególności dla obciążeń z tytułu kar umownych, odsetek, kosztów lub odszkodowań, dlatego nie jest fakturą i nie dokumentuje sprzedaży towaru ani usługi w rozumieniu przepisów o VAT.

Nie należy stosować noty księgowej w miejsce faktury, gdy rzeczywiste zdarzenie gospodarcze stanowi odpłatną dostawę towaru lub świadczenie usługi, ponieważ wówczas właściwym dokumentem pozostaje faktura wraz z ewentualną korektą po stronie sprzedawcy.

Noty księgowe nie są fakturami ustrukturyzowanymi i nie podlegają wystawianiu w KSeF, podobnie jak noty korygujące.

Jak zdecydować: nota, faktura czy korekta?

Po pierwsze należy ustalić, czy doszło do sprzedaży. Jeżeli tak, podstawowym dokumentem jest faktura zgodnie z obowiązującymi terminami i zasadami, a w razie zmian warunków rozliczenia po wystawieniu dokumentu stosuje się fakturę korygującą.

Jeżeli do sprzedaży nie doszło, a wystąpiło zdarzenie o charakterze finansowym lub odszkodowawczym, takim jak obciążenie z tytułu kary czy odsetek, prawidłowym dokumentem jest nota księgowa zamiast faktury.

Jeżeli dokument już wystawiono i wykryto błąd, trzeba ocenić jego charakter. Błąd wpływający na wartości podatkowe wymaga faktury korygującej po stronie sprzedawcy, natomiast błąd formalny bez wpływu na rozliczenie może zostać poprawiony przez nabywcę poprzez notę korygującą zaakceptowaną przez sprzedawcę.

W każdym przypadku należy również zweryfikować, kto powinien wystawić dokument. Fakturę i fakturę korygującą wystawia sprzedawca, notę korygującą wystawia nabywca, a notę księgową wystawia strona dokonująca obciążenia lub rozliczenia danego zdarzenia zgodnie z przyjętymi zasadami księgowymi.

Co musi zawierać faktura, faktura korygująca oraz nota?

Prawidłowa faktura powinna zawierać co najmniej: datę wystawienia, numer dokumentu, dane sprzedawcy i nabywcy wraz z wymaganymi identyfikatorami podatkowymi, datę dostawy lub wykonania usługi, nazwę towaru albo usługi, ilość lub zakres świadczenia, cenę jednostkową, wartość netto, stawkę i kwotę VAT, wartość brutto oraz dodatkowe informacje wymagane przepisami, w tym adnotacje obowiązkowe, jeżeli znajdują zastosowanie.

Faktura korygująca musi umożliwiać identyfikację faktury pierwotnej, wskazywać przyczynę korekty, pozycje objęte korektą, wartości przed i po korekcie oraz kwoty zwiększeń lub zmniejszeń, a także dane stron transakcji, tak aby prawidłowo odzwierciedlała zmianę rozliczenia.

Nota korygująca powinna posiadać oznaczenie dokumentu, numer i datę wystawienia, dane nabywcy oraz sprzedawcy, numer faktury, której dotyczy, treść błędnej informacji i treść prawidłowej informacji, a także akceptację wystawcy faktury, co przesądza o skuteczności korekty formalnej.

Nota księgowa powinna jednoznacznie wskazywać strony i dane identyfikacyjne, numer oraz datę, podstawę obciążenia lub uznania, opis zdarzenia, kwotę, termin i sposób płatności, a w razie potrzeby informację, że dokument nie stanowi faktury VAT.

Jak KSeF wpływa na wystawianie faktur i not?

KSeF dotyczy wyłącznie faktur ustrukturyzowanych, które w określonych sytuacjach mogą być lub muszą być wystawiane w postaci elektronicznej zgodnej ze schemą systemu.

Noty korygujące oraz noty księgowe nie są fakturami w rozumieniu KSeF i nie wystawia się ich w tym systemie, ponieważ system ten obejmuje jedynie faktury ustrukturyzowane.

Kiedy wystawić dokument w relacji do momentu powstania obowiązku?

W przypadku dostawy towaru lub wykonania usługi terminem granicznym na wystawienie faktury jest 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w przepisach szczególnych.

Dla otrzymanej przedpłaty obowiązuje wystawienie faktury zaliczkowej co do zasady do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania płatności, a następnie po wykonaniu świadczenia rozliczenie pozostałej należności poprzez fakturę końcową, jeśli jest wymagana.

Jeżeli po wystawieniu dokumentu pierwotnego zmienią się warunki transakcji lub wykryte zostaną błędy wpływające na wartości sprzedaży, należy wystawić fakturę korygującą, a przy błędach wyłącznie formalnych możliwe jest zastosowanie noty korygującej po stronie nabywcy, z wymaganą akceptacją sprzedawcy.

Najczęstsze błędy przy wyborze dokumentu i jak ich uniknąć?

Nie należy dokumentować sprzedaży opodatkowanej VAT notą księgową, ponieważ prawidłowym dokumentem jest faktura, a w razie potrzeby późniejsza faktura korygująca.

Nie wolno używać noty korygującej do modyfikowania elementów wpływających na rozliczenie, w szczególności ceny, stawki VAT, kwoty podatku, wartości netto lub brutto ani ilości, jeśli wpływa ona na wartość sprzedaży, ponieważ w takich przypadkach konieczna jest faktura korygująca wystawiana przez sprzedawcę.

Brak obowiązkowych oznaczeń na fakturze, w tym adnotacji o mechanizmie podzielonej płatności, wymaga korekty fakturą korygującą, a nie notą korygującą, co zapewnia prawidłowość rozliczenia po obu stronach.

W przypadku zaliczek trzeba pilnować terminu na wystawienie faktury zaliczkowej, aby nie naruszyć terminu do 15. dnia miesiąca po miesiącu otrzymania płatności, oraz właściwie rozliczyć transakcję dokumentem końcowym, jeżeli to konieczne.

h2>Podsumowanie: Kiedy wystawić notę, a kiedy fakturę?

Wystaw fakturę, gdy doszło do sprzedaży towaru lub wykonania usługi, a także gdy otrzymano zaliczkę lub nabywca żąda dokumentu, pamiętając o terminie do 15. dnia miesiąca po miesiącu transakcji oraz analogicznym terminie dla zaliczki.

Sięgnij po fakturę korygującą, gdy trzeba zmienić elementy wpływające na rozliczenie VAT lub wartość sprzedaży, w tym cenę, ilość, stawkę VAT, kwotę podatku, rabaty, zwroty, a także uzupełnić obowiązkowe oznaczenia na fakturze, przy czym dokument wystawia sprzedawca.

Użyj noty korygującej, gdy nabywca poprawia wyłącznie błędy formalne na otrzymanej fakturze bez wpływu na wartości podatkowe, uzyskując akceptację sprzedawcy, oraz miej na uwadze, że noty nie są wystawiane w KSeF.

Stosuj notę księgową, gdy rozliczasz zdarzenia niebędące sprzedażą opodatkowaną VAT, ponieważ nie stanowi ona faktury i nie dokumentuje sprzedaży, a faktura nie może być zastępowana notą w razie odpłatnej dostawy lub świadczenia usługi.